Si dans les faits la procédure est obligatoire depuis 2015 et la loi Alur, aucune précision sur le type de documents devant figurer dans l’espace dématérialisé n’était venue durcir la législation en vigueur… jusqu’à aujourd’hui.
En effet, les syndics professionnels sont tenus de proposer un espace en ligne sur lequel chaque copropriétaire est censé consulter les documents de son immeuble. La GED (Gestion Electronique de Document) pour les copropriétaires vise à simplifier l’accessibilité de l’information.
En réalité, les extranets seraient aujourd’hui quasiment vides, proposant, par le biais du syndic de copropriété, soit des documents sans grand intérêt ou relevant des archives, soit des documents déjà à la disposition des copropriétaires (règlement de copropriété, procès-verbal des dernières assemblées générales…).
L’extranet ferait par ailleurs l’objet d’abus. Il serait par exemple utilisé pour imposer le paiement d’appels de fonds en ligne, comme outil de renvoi pour accéder à certaines pièces non jointes à la convocation papier à l’assemblée générale…
Gestion de copropriété : la liste des documents accessibles en ligne détaillée
Dès le mois de juillet 2020, l’extranet géré par votre syndic de copropriété devra comprendre une liste minimale de pièces pour mettre un terme à ces abus. C’est un décret en application de la loi Élan qui est venu fixer la liste des services et documents minimums devant y figurer.
Devront donc être mis en place 3 niveaux d’accès différents aux documents de la copropriété (documents pour les copropriétaires, à titre individuel et ceux à destination des membres du conseil syndical uniquement).
Liste des documents accessibles à l’ensemble des copropriétaires
La liste des documents accessibles à tous les copropriétaires par extranet devra comprendre :
- Le règlement de copropriété
- La dernière fiche synthétique de la copropriété
- Le carnet d’entretien de l’immeuble
- Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble
- Les contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic
- L’ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires
- Les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs
- Les procès-verbaux (PV) des trois dernières assemblées générales
- Le contrat de syndic en cours.
Liste des documents relatifs au lot d’un copropriétaire
Les documents relatifs au lot d’un copropriétaire, mis à sa seule disposition, seront les suivants :
- Le compte individuel du copropriétaire arrêté après arrêté des comptes
- Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire
- Le montant de la part du fonds de travaux rattachés au lot du copropriétaire arrêté
- Les avis d’appel de fonds adressés au copropriétaire sur les 3 dernières années.
Liste des documents accessibles aux membres du conseil syndical
Certaines pièces portant sur la gestion de l’immeuble seront uniquement mises à la disposition des membres du conseil syndical. Ce sera notamment le cas :
- Des balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que du relevé général des charges et produits de l’exercice échu
- Des relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires
- Des assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et des décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré
- De la liste de tous les copropriétaires
- De la carte professionnelle du syndic, de son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que de son attestation de garantie financière en cours de validité.
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