Communication et documents légaux : quelles sont les obligations de votre syndic ?

Vous venez d’acheter un bien immobilier dans une copropriété ? Voilà tous les éléments que vous devez connaître concernant la gestion quotidienne de votre copropriété. En effet, un syndic doit respecter des règles comme celle de fournir un certain nombre de documents à l’ensemble des propriétaires.

Quels sont les documents indispensables dans une copropriété ?

Il est indiscutable que le premier document obligatoire est le règlement de copropriété et l’État Descriptif de Division (EDD) qui sont tout simplement établis à la création de la copropriété. Ces documents sont authentiques, il s’agit d’actes rédigés et publiés par le Bureau des Hypothèques.

Le règlement va déterminer les bases de la vie quotidienne de la copropriété :

  • Déterminer les parties privatives et les parties communes.
  • La destination de ces différentes parties et les conditions d’utilisation.
  • La règle d’administration de la copropriété.
  • Et les catégories de charges.

L’EDD va venir ajouter un second niveau dans la codification de la copropriété, car il donne un numéro d’identification à chaque lot et surtout il détermine la quote-part de chaque partie commune de chaque lot. Ainsi, les charges sont réparties et le nombre de voix aussi.

Ensuite, les documents financiers et comptables doivent aussi être disponibles pour les copropriétaires. On identifiera l’état financier et le compte de gestion général, le budget de la copropriété et également un état daté ( document comportant les informations financières sur un lot cédé).

Il y a aussi la catégorie des documents dits techniques. Le carnet d’entretien, les diagnostics et audits énergétiques, le diagnostic de performance énergétique (DPE) et l’audit énergétique qui ne concerne que les copropriétés de plus de 50 lots.

Pour finir, les documents périodiques comme la convocation à une assemblée générale une fois par an, l’appel des charges et le procès-verbal de l’assemblée générale.

Pour conclure, les différentes modifications des dernières lois offrent aux copropriétaires l’accès à de nouveaux documents : le diagnostic technique globale qui donne des informations sur l’état général de l’immeuble. La fiche synthétique qui résume les informations financières et techniques sur la copropriété et pour finir le Registre National des copropriétés.

Aujourd’hui, nombreux sont les syndicats de copropriété proposant des outils digitaux pour que les propriétaires puissent avoir accès aux différents documents en temps réel. N’hésitez pas à demander à votre syndic de mettre en place ce système pour faciliter la recherche d’informations.

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