Comment devenir un syndic bénévole ?

Le jour même de l’assemblée générale qui aura décidé de l’élection d’un syndic bénévole, ce dernier doit demander au syndic sortant l’original du procès-verbal.
L’autre solution est que le candidat syndic bénévole assure le secrétariat de l’AG dès son élection, et rédige le procès-verbal à la place du syndic sortant (cette deuxième solution est toujours conseillée).

Le lendemain, ou les jours suivants, le syndic bénévole doit ouvrir un compte bancaire séparé au nom du Syndicat des copropriétaires (cette formalité est à effectuer sans délai et dans tous les cas avant 3 mois) :

• Pour ouvrir le compte auprès de la banque, c’est le procès-verbal de l’AG qui a désigné le syndic bénévole qui fait foi ou si besoin une copie du règlement de copropriété pour confirmer le statut « coopératif » de la copropriété (inutile de s’enregistrer au registre du commerce).
• Demandez à la banque un chéquier et autant de RIB que de copropriétaires.
• Si un compte séparé est déjà ouvert, il faut fournir à la banque une copie du PV de l’AG désignant nommément le syndic bénévole élu

La récupération des dossiers et archives de la copropriété doit se faire dans un délai maximum de 3 mois après l’assemblée générale. C’est une des phases les plus importantes lors du changement de syndic.
Elle doit être faite avec attention et soin, car si tous les éléments ne sont pas transmis par le syndic sortant, il faudra engager une procédure à son encontre.

La reprise des éléments comptables et des fonds de la copropriété doit se faire dans les 3 mois après le changement de syndic. Lors de la remise par le syndic du résultat comptable, ne pas omettre de le contrôler et éventuellement d’en faire ressortir les anomalies afin de questionner l’ancien syndic sur les points litigieux. Si vous ne posez pas ces questions, vous prenez la gestion de la copropriété en l’état et devenez responsable de n’avoir pas mise en demeure le syndic sortant pour les erreurs commises.

Le contrat d’assurance de la copropriété doit être relu et il faut y ajouter une protection juridique concernant le conseil syndical et le syndic bénévole.
Bien que non obligatoire, le syndic bénévole a tout intérêt à souscrire une assurance responsabilité civile contre les risques liés à ses fonctions (voir les parties responsabilité et garanties dans le chapitre précédent). Le coût de cette assurance est supporté par la copropriété, en charge commune générale.

Une fois ces tâches effectuées il est important de faire le point avec le conseil syndical, voire avec tous les copropriétaires, afin de donner toutes les explications sur les constats effectués et de répondre aux questions.